Social Media goes ECM

Social Media: Sicher und integriert in Ihre Infrastruktur

Würde man Ihr Unternehmen mit einem Gemälde vergleichen, dann werden Sie vermutlich feststellen, dass dies kein guter Vergleich ist. Denn  so ein gemaltes Bild ist statisch, ohne Veränderung, ohne Entwicklung, eine Momentaufnahme. Wie ein Bild muss aber auch ein Unternehmen im Gesamten betrachtet werden, um zu erkennen, wie alles zusammen hängt und welche Bedeutung die einzelnen Elemente haben. Anders als bei einem statischen Bild jedoch, muss ein Unternehmen sich stets den Markt- und Umweltbedingungen anpassen. Das bedeutet stete Kurskorrektur und Dynamik - ohne sein Ziel aus den Augen zu verlieren. Und während ein Künstler sich ganz seiner Kreativität widmen kann, unterliegen Unternehmen bestimmten Rahmenbedingungen die sie einhalten müssen. Seien es gesetzliche Regelungen oder unternehmensinterne Richtlinien.
Für eine funktionierende Infrastruktur in einem Unternehmen ist das perfekte Ineinandergreifen von Organisations- und IT-Struktur elementar. Denn das eine funktioniert nicht ohne das andere.  Für das ausgeglichene Zusammenspiel dieser Strukturen steht die Social Infrastructure. Aufgeteilt in die Elemente: Mensch, Technik und Prozesse.

Der Mensch
Bei der „Ressource Mensch“ geht es dabei um die wohl anspruchsvollste Komponente. Während man Maschinen Befehle geben kann, funktioniert das bei Menschen nur bedingt. Dafür sind hoch motivierte Mitarbeiter durchaus fähig, wesentlich effizienter, qualitativ bessere Ergebnisse zu erzielen als vorab vom Management geplant wurde. Und das ist letzten Endes Ihr unternehmerischer Bonus: Die Technik und die Prozesse können nur so gut und schnell sein, wie es Ihre Mitarbeiter sind. Sie in die strategische Planung einer Social Infrastructure einzubinden, unter Berücksichtigung der heutigen Anforderungen an Kommunikation (intern wie extern), Kollaboration und Wissensmanagement (siehe die 7 Erfolgsfaktoren für eine Social Media Strategie), bedeutet für Sie einen nicht zu unterschätzenden Wettbewerbsvorteil.
Doch sind für die Gestaltung einer innovativen und motivierenden Unternehmenskultur häufig noch viele Fragen offen, die es zu klären gilt. An diesen Fragen zu arbeiten, gemeinsame Ziele zu setzen, sowie Lösungen zu entwickeln, die genau auf Ihre Unternehmensanforderungen passen - hierfür unterstützen wir Sie mit unserem Kompetenzteam.

Die Technik
Ist die soziale Komponente durch zufriedene Mitarbeiter noch so ideal, ohne technische Werkzeuge können Sie nicht arbeiten. Social Media-Tools fördern und bewahren die Motivation der Mitarbeiter. Was Social Media im Unternehmen jedoch nicht sein soll, ist die Neuerfindung des Rads: Bestehende Technik muss nicht abgelöst werden - sie wird erweitert. Und zwar um Social Media-Komponenten, die Ihre bestehende IT-Infrastruktur aufwerten anstatt sie zu ersetzen. So werden aus Anwendungen  von gestern, Tools von heute – ohne finanzielles Risiko und mit einer deutlich höheren Akzeptanzchance bei Ihren Mitarbeitern.

Damit die einzelnen Tools und Systeme Ihrer Social Infrastructure keine „Datensilos“ produzieren, müssen Sie alle Systeme und Anwendungen bestmöglich miteinander vernetzen und integrieren. Neben der nahtlosen Integration der einzelnen Anwendungen in Ihrer Infrastruktur, hilft Ihnen eine Enterprise Search  dabei über alle Systeme, Anwendungen und Tools nach den richtigen Informationen zu suchen. Unabhängig davon wo diese sich befinden. Das bedeutet für Ihr Unternehmen: Mehr Übersichtlichkeit, bessere Suchergebnisse, vereinfachte Administration, keine redundanten Daten.

Mit einer Social Media-Strategie, die diesen integrativen Ansatz berücksichtigt, vermeiden Sie zudem ein oft bemängeltes Risiko beim Einsatz von Social Media: Die Sicherheit Ihrer Daten. Themen wie Berechtigungen, sensible Daten, gesetzliche Richtlinien oder auch firmeninterne Vorgaben zum Thema Compliance sind wichtige Aspekte, die in jeder Social Media-Strategie berücksichtigt werden sollten. Durch die Einbindung von Social Media in Ihre bestehende Infrastruktur (z.B. Web Site Management mit den Social Communities und dem Content Server) können Sie diese Risiken berücksichtigen und mit den bereits vorhandenen Strukturen abfangen.

OpenText bietet Ihnen genau diese Vorteile: Einen integrierten, sicheren Ansatz für Ihre Social Media-Strategie. Sprechen Sie uns einfach an – wir helfen Ihnen gerne dabei die für Sie passende „Technik“ zu finden.

Die Prozesse
Vorgegebene Prozesse stellen sicher, dass Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren. Sie sind wichtig für die Effizienz eines Unternehmens. Wenn sie funktionieren. Falls nämlich nur ein geringer Prozentteil eines Prozesses nicht wie gewünscht läuft, kann das für ein Unternehmen erhebliche Kosten bedeuten. Schlimmstenfalls bedeuten umständliche und fehlerhafte Prozesse demotivierte Mitarbeiter und verärgerte Kunden. 
Wer also (im Sinne von Social Media) die natürliche, zwischenmenschliche Kommunikation digital als Prozess abbilden möchte, muss beachten, dass sie stets für alle Prozessbeteiligte (Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner) intuitiv, durchsuchbar und nachvollziehbar bleibt. Dies gilt vor allem auch, wenn es um Compliance Vorgaben wie SOX geht oder um branchenspezifische Richtlinien wie Basel II. Auch mit Social Media müssen diese Vorgaben eingehalten werden können, wobei Sie die OpenText Lösung unterstützt: Sie nutzen dabei bewährte, sichere Systeme wie die ECM Suite und kombinieren diese mit Social Media. Ebenso sicher und zuverlässig - aber mit verbesserten Komponenten für die digitale Unternehmenskommunikation.

Ein Fazit
Wer Social Media in seinem Unternehmen einführen möchte, muss so manche Hürde meistern. Hier seien zum Beispiel die unterschiedlichen Interessensschwerpunkte bei den einzelnen Abteilungen genannt: Während das Marketing Social Media vor allem für ihre Aktivitäten nutzen möchte, sieht die Abteilung für Knowledge-Management eher den Vorteil bei der Collaboration. Der Betriebsrat könnte Sorge in Bezug auf den Datenschutz haben, was im Widerspruch zur nötigen Offenheit und Transparenz steht, die wiederum für die Forschungsabteilung wichtig ist, da sie sich von Social Media mehr Ideen und Innovationen verspricht. Dies alles sind mögliche Punkte, warum Social Media bisher noch nicht eingeführt wurde. Punkte, die wir von OpenText, gemeinsam mit unseren Partnern, durch unsere skalierbaren Beratungsleistungen und Software, lösen können.
Social Infrastructure bedeutet eine Balance zwischen den hier genannten Elementen Mensch, Technik und Prozesse zu finden und Ihre bestehende Infrastruktur oder IT-Landschaft mit Social Media zu ergänzen und zu bereichern.
OpenText und seine Partner (z.B. netmedianer GmbH) bieten Ihnen umfassendes Know-How zum Thema Social Media. Vom ersten Workshop zur Analyse Ihrer individuellen Anforderungen und Bedürfnisse, bis hin zur Systemintegration unserer Software bieten wir Ihnen eine umfassende Betreuung mit unserem starken Kompetenzteam. Daraus ergibt sich für Sie ein skalierbares Gesamtpaket mit dem Sie für die Zukunft gerüstet sind.

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